Sonstiges: IT Migration

Ich hatte kürzlich in einem Beitrag über den Nutzen der Netzplantechnik schon von einem anstehenden Merger in meinem Arbeitsumfeld berichtet. Nun ist dieser also formal vollzogen. Das heißt aber noch lange nicht, dass alle schon wieder arbeitsfähig sind. Grund ist die IT. Da die eine Abteilung signifikant mehr Mitarbeiter enthält als die andere, wurde deren IT-Konzept für uns übernommen. Das hat nur einen Nachteil. Während die Leute der großen Abteilung weiterarbeiten können wie bisher (was ja auch sehr gut ist), stehen wir vor vielen Schwierigkeiten. In der alten Abteilung waren wir relativ frei in der Rechnernutzung, eigentlich sogar zu frei. Jetzt müssen alle Rechner neu aufgesetzt und einheitlich konfiguriert werden. Da viele Leute Daten nicht an den dafür vorgesehenen und in der Backup-Strategie berücksichtigten Verzeichnissen auf dem File-Server sondern auf der lokalen Festplatte oder sonstwo abgelegt hatten, ist eine kleine Backup-Panik ausgebrochen. Alle haben ihre Daten auf den Server geschoben, natürlich auch doppelt und dreifach die gleichen Dateien. Doch die Speicherkapazität des Servers war endlich und wohl nicht groß genug, so dass viele CDs gebrannt werden mussten. Weiter ging es mit den Org-Briefkästen des Mailsystems und den Datenbanken und Anwendungen. Da die neue Abteilung ein Softwareverteilsystem nutzt, müssen die von uns zusätzlich benötigten Anwendungen in entsprechende Images eingepflegt werden usw.

Also ich denke, dass es noch gut zwei Wochen dauern wird, bis alle wieder arbeiten können wie zuvor. Was das kostet, mag ich mir gar nicht ausmalen. Und dabei ist alles noch ziemlich glimpflich abgegangen.

Was kann man daraus lernen? Wie sollte man vorgehen, wenn mal als Verantwortlicher solch eine Migration zu organisieren hat?

Wenn man genug Vorlauf hat, sollten definitiv Nutzerschulungen durchgeführt werden. Nicht nur das Führungspersonal sollte auf die neuen Gegebenheiten vorbereitet werden wie es geschehen ist, sondern alle Mitarbeiter müssen diese Dinge lernen. Man kann auch schwerlich erwarten, dass die in IT-Belangen unerfahrenen Vorgesetzten die neuen Verfahren ihren jeweils Untergebenen weitererklären, oder? Desweiteren müssen die Rechte auf dem File-Server korrekt gesetzt werden (Need to know-Prinzip) und frühzeitig hierarchische Quota eingeführt werden. Die Dezernatsleiter müssen dahingehend geschult werden, dass sie überwachen können, dass alle kritischen, aber auch nur die kritischen Daten ihres Dezernats auf dem File-Server abgelegt sind. Und - eigentlich eine Selbstverständlichkeit, hat aber nicht funktioniert - die Verantwortlichen beider Abteilungen müssen sich natürlich zusammensetzen und abstimmen. Es muss doch hinzukriegen sein, dass nur einmal Leute wegen Backup oder zur Bestandsaufnahme durchgehen, oder?

Die IT-Harmonisierung ist einer der ersten Schritte bei einem Merger und ein wahnsinnig komplexer noch dazu. Das Ergebnis soll eigentlich nur sein, dass alle erst einmal wieder arbeiten können wie zuvor. Doch das ist ja eigentlich nicht das Ziel. Es sollen ja Synergien genutzt und Anwendungen verknüpft oder integriert werden. Das wird noch einmal eine ganze Ecke schwieriger werden. Aber dafür haben wir dann ja auch deutlich mehr Zeit.